勤怠管理のペーパーレス化は業務全体のペーパーレス化

現在、インターネットの目覚しい進展にも伴って、一般的な出勤・退勤時間の管理といった意味における勤怠管理というだけであれば、ほぼその全てをペーパーレスで対応して、行うことは、基本的には十分に可能であるといえるのではないかと思います。例えば、勤務時間の入力に関しても、これまでの使われてきたようなタイムカードを活用しなかったとしても、社員証をセキュリティ認証のあるような執務室のドアにかざすだけで、自動的にサーバー上に出勤・退勤時間が記録されるといったようなことが十分に可能ですし、また会社に出社せずに外出先にいるような場合であっても、外出先からであれば、社内(Web)システムにアクセスして、PC上から出勤・退勤時間を入力することも十分に可能であるといえます。とはいえ、単に上記のような、こうした勤務時間の入力に関してだけが、ペーパーレス化を実現したと言えることが、そのまま勤怠管理全体をペーパーレス化したことであるとはなかなか言いがたいものであると考えられます。


というのも、勤怠管理とは、つまるところ、単なる従業員個人の出勤と退勤の管理というだけではなく、従業員全体の勤務状況つまり仕事の状況全体を管理するといった、「活動管理」であると定義するべきものであるといえるからです。そうした意味においては、勤怠管理のペーパーレス化というものは、従業員の業務プロセス全体に対するペーパーレス化として位置づけるものでなければいけないといえます。では、どうすれば、勤怠管理全体に関するペーパーレス化が実現できるかというと、業務プロセス全体に対して、ITを活用して、効率的な業務運用ができる体制を整える必要があります。


例えば、営業であれば、過去の提案資料やお客様の情報、様々なコネクションリストなどは、全て一元的に管理されて、いつでも対象者が自由に、且つ高い検索性を持った状態で取り出せるような体制が構築されていなければなりません。また、例えば、企業調査などを行う部門であれば、自動的に企業の情報が取得できるようなツールや、簡単な財務分析が数値の入力だけで出来るようなツール等を整えていくことも必要であるといえます。こうした、電子化されたような情報、ツール、テンプレートといったものを最大限駆使して、効率的な業務運用を行えるようにすることで、全体として、勤怠管理がペーパーレス化できているといえるのではないかと考えます。